3.2

अभिलेख व्यवस्थापनको परिचय, उद्देश्य, आवश्यकता र महत्व अभिलेखः Record is a formal writing of any facts of information that created for possible future use. कार्यसम्पादनको सिलसिलामा सिर्जना भएका, भविष्यमा प्रयोगमा ल्याउन सकिने तथा प्रमाणका रुपमा रहने, तथ्य वा सूचनाहरुको औपचारिक लेखोटलाई अभिलेख भनिन्छ । सबै प्रकारका सूचनामूलक दस्तावेजहरु, जसका कानूनी आधारहरु हुन्छन् र जो निर्णय प्रक्रियामा उपयोगी हुन सक्छन्, तिनैलाई अभिलेख भनिन्छ । जस्तैः पुस्तक, कागजात, नक्सा, ध्वनी, संकेत, फिल्म, भिडियो, कम्प्युटीकृत कपी आदि । अभिलेख लिखित, सांकेतिक र रेकर्डेड हुनसक्छ । यो श्रव्य-दृश्य पनि हुन सक्छ। अभिलेख व्यवस्थापनः कार्यालयमा सिर्जना भएका वा प्राप्त भएका चिठ्ठी पत्र, फिल्म भिडियो, कागजात आदिलाई तिनको विषय, प्रकृति, समय, र महत्वका आधारमा सङ्कलन, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण गरी व्यवस्थित गर्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख प्राप्ती र सिर्जनादेखि आवश्यक कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा राख्ने र अनावश्यक कागजातलाई धुल्याउने सम्मका सम्पूर्ण कार्यहरुको समष्टि अभिलेख व्यवस्थापन हो । अभिलेख व्यवस्थापनको शुरुवात बाह्य कार्यालय तथा स्रोतबाट प्राप्त सूचना तथा चिठ्ठी पत्रको दर्ताबाट हुन्छ । दर्ताले अभिलेख व्यवस्थापनको आधारको रुपमा कार्य गर्दछ । त्यस्तै, कार्य सम्पन्‍न भएका विवरण वा अन्य कार्यालय तथा क्षेत्रमा पठाइएका सूचीबद्ध अभिलेख चलानीको माध्यमबाट गरिन्छ । उत्पादन भएका कागजात तथा सूचना अभिलेखलाई व्यवस्थित रुपमा फाइलिङ्ग गरेर दराज, र्‍याक वा अन्य सजिलै र सबैले देख्न र पाउन सक्ने स्थानमा राखिन्छ । अभिलेखलाई हाल कम्प्युटरमा राख्ने प्रचलन रहेको छ । यसरी कार्यालयमा ‍कार्य सम्पादनका सिलसिलामा उत्पादन तथा सिर्जना भएका वा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका लिखत, कागजात, प्रमाण तथा निर्णयहरु व्यवस्थित, सुरक्षित र भविष्यमा चाहिएको बखत सजिलै भेट्न सकिने गरी राख्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख व्यवस्थापनका विधि/तरिकाः फाइलिङ प्रतिवेदन तथा रजिस्टर माइक्रो फिल्म संग्रहालय, अभिलेखालय वेब पेज कम्प्युटर अभिलेखका प्रकारहरुः अति महत्वपूर्णः कहिल्यै पनि नष्ट नगरिने कागजात । Never replaced and destroyed. सन्धि, सम्झौता, नक्सा, सीमाना सम्बन्धी कागजात । शान्ती सुरक्षा, हातहतियार सम्बन्धी कागजात । अदालती फैसलाहरु। महत्वपूर्ण अभिलेखः १० देखि २० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने कागजात । निश्चित समयसम्म राख्नुपर्ने, हस्तान्तरण गर्नुपर्ने सूचना, खरिद, ठेक्कापट्टा, महत्वपूर्ण प्रतिवेदन । उपयोगी अभिलेखः १ देखि १० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने परिपत्र, निर्देशन, बिल, भरपाई, विजक, लेखापरीक्षण आदि । अनावश्यक अभिलेखः समान्यतया १ वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने । भविष्यमा कुनै पनि मूल्य नभएका कागजातहरु, सामान्य निर्देशन, विदाका फाराम, निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना कार्ड आदि । असल अभिलेख कस्तो हुनुपर्छ ? Specific, Updated, Reliable, Precise, Relevant, Informative, Spontaneous, Evidential, Scientific अभिलेख विशिष्ट हुनुपर्छ । समय समयमा अद्यावधिक गरिएको हुनुपर्छ । भरपर्दो तथा विश्वसनिय हुनुपर्छ । समय सान्दर्भिक हुनुपर्छ । संक्षिप्त हुनुपर्छ । सूचनामूलक हुनुपर्छ । प्रमाणको रुपमा प्रयोग गर्न सकिने हुनुपर्छ । अभिलेख स्वाभाविक हुनुपर्छ । असम्भव हुनुहुँदैन । विषय र महत्वको आधारमा वर्गीकृत हुनुपर्छ । खोजेको समयमा सजिलै पाइने हुनुपर्छ । कम खर्चिलो, वैज्ञानिक तथा आधुनिक रुपमा व्यवस्थापन गरिएको । विद्युतीय वा डिजिटल माध्यमको प्रयोग भएको । अभिलेख व्यवस्थापन चक्रः कार्यालयमा अभिलेखको उत्पादन, सिर्जना तथा प्राप्ती, प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण र प्रशोधन देखि आवश्यक कागजातको सुरक्षित व्यवस्थापन र अनावश्यक कागजातको धुल्याई गर्ने सम्मको समष्टिगत प्रक्रियालाई अभिलेख व्यवस्थापन चक्र भनिन्छ । Creation, Administration, Retention and Disposal ( CARD) अभिलेख सिर्जना अभिलेखको वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण र प्रयोग अभिलेखको उचित भण्डारण अभिलेखको प्रवाह अनावश्यक सूचना र तथ्यांक धुल्याउने कार्यालयमा अभिलेख व्यवस्थापनको आवश्यकता/महत्व/फाइदाः कार्यालयका सिर्जना भएका तथा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका कागजात, प्रमाण, लिखत, तथा निर्णयहरुलाई तिनको महत्व, प्रकृति तथा आवश्यकताका आधारमा वर्गीकरण र प्राथमिकीकरण गरी सुरक्षित रुपमा राख्न। कार्यालयको दैनिक प्रशासनिक कार्यमा सरलता ल्याई कार्यबोझ घटाउन । अभिलेखको वैज्ञानिक व्यवस्थापन । अभिलेख खोजीमा लाग्ने समय, लागत, र स्थान घटाउन । संस्थागत संस्मरणका लागि अभिलेखलाई भविष्यसम्म सुरक्षित राख्न । प्रमाणिकताको सुरक्षा गर्न । अनावश्यक कागजातहरुलाई समयमै धुल्याउन । आवश्यक नीति तर्जुमा, कार्यान्वयन, विश्लेषण गर्न तथा कार्यान्वयन र मूल्याङ्कनमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउन । नीति र निर्णय प्रक्रियालाई सरल, सहज, एकरुप र प्रभावकारी बनाउन । संगठनको विगतको अभ्यास तथा कार्य प्रगतिको जानकारी हासिल गर्न । समय व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउँछ । सूचनाको भरपर्दो स्रोत । सरोकारवालको सूचनामा पहुँच र पार्दर्शिता गर्दै सूचनाको अधिकारको प्रवर्द्धन गर्छ। अध्ययन अनुसन्धानको लागि सूचना उपलब्ध गराउँछ । कार्यालयको रुपाङ्कन सुन्दर, आकर्षक तथा व्यवस्थित हुन्छ । अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धमा नेपालमा भएका व्यवस्थाः संवैधानिक तथा कानूनी सूचनाको हक सूचनाको हक सम्बन्धी कानून, २०६४ तथा नियमावली । सरकारी कागजात धुल्याउने नियमावली, २०२७ संस्थागत केन्द्रिय तथ्याङ्क विभाग स्वास्थ्य तथा जनसंख्या मन्त्रालय निजामता/प्रहरी/सैनिक/शिक्षक किताबखाना राष्ट्रिय अभिलेखालय वित्तीय अभिलेखः महालेखा परीक्षक, महालेखा नियन्त्रकको कार्यालय, आन्तरिक राजस्व कार्यालयहरु भूमिसम्बन्धी अभिलेखः मालपोत कार्यालयहरु, नापी कार्यालयहरु, भूमिव्यवस्था मन्त्रालय कानूनी अभिलेखः सर्वोँच्च अदालत, उच्च अदालत, जिल्ला अदालत, महान्यायाधिवक्तको कार्यालय, कानून मन्त्रालय कुटनीतिक नियोग सम्बन्धीः परराष्ट्र, रक्षा मन्त्रालय पुरातात्त्विक अभिलेखः राष्ट्रिय अभिलेखालय, पुरातत्व विभाग, पर्यटन मन्त्रालय आर्थिक अभिलेखः अर्थ मन्त्रालय, वाणिज्य तथा आपूर्ति मन्त्रालय, व्यापार तथा निकासी प्रवर्द्धन केन्द्र विभिन्न विषयगत मन्त्रालयहरु, तथा कार्यालयहरु । नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनमा देखापरेका समस्याहरुः भौतिक संरचनको अपर्याप्तता । कार्यालयमा अभिलेख भण्डारण र सुरक्षाको उचित प्रबन्ध गर्न नसकिनु । फलस्वरुप धमीरा, कीरा , पानी र आगलागीबाट अभिलेख नष्ट हुने गरेको । परम्परागत शैलीमा अभिलेख व्यवस्थापन गरिनु । अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी ज्ञानको कमी रहनु । अभिलेख व्यवस्थापनको लागि पर्याप्त स्रोत साधनको कमी । अभिलेखको आवश्यकता र महत्वका आधारमा वर्गीकरण र प्राथमिकीकरण गरी समय-समयमा अद्यावधिक नगरिनु । सूचना लुकाउने तथा दुरुपयोग गर्ने प्रवृत्ति । महाशाखा, शाखा र फाँटहरुबीच समन्वयको कमीले अभिलेख हराउने गरेको । कर्मचारीहरुले अभिलेख प्रयोग गरी यथास्थानमा नराख्ने । पूर्ण रुपमा IT based छैन । भएको ठाउँमा पनि फेरि कागज र ढड्डाको प्रयोग नरोकिनु । निश्चित विधि, मापदण्डको आधारमा अभिलेख नराखिनु । अभिलेख व्यवस्थापन राष्ट्रिय प्राथमिकताको विषय बन्न नसकेको । समस्याहरुको निकास के हुनसक्छ ? कार्यालयले प्रदान गर्ने सेवा, सेवाग्राहीको चाप, कर्मचारीको संख्यालाई सहज रुपमा धान्न सक्ने भौतिक संरचनाको व्यवस्था गर्ने । वैज्ञानिक विधि तथा मापदण्डका आधारमा अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने । जसको लागि सम्बन्धित कर्मचारीलाई जिम्मेवारी तोकी तालिम तथा प्रशिक्षण प्रदान दिने । सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापनलाई वैज्ञानिक, व्यवस्थित, मितव्ययी र प्रभावकारी बनाउन अभिलेख व्यवस्थापक/स्टोर किपरको पद सिर्जना गरी सोही बमोजिमको पाठ्यक्रमको निर्माण गरी प्रतिस्पर्धात्मक परीक्षाको माध्यमले दक्ष जनशक्ति भित्र्याउने । हरेक कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकास गर्ने । अभिलेख व्यवस्थापनको लागि पर्याप्त स्रोत साधन तथा बजेटको व्यवस्था गर्ने । अभिलेखको समय समयमा निरीक्षण गरी सुरक्षामा जोड दिने । सम्बद्ध निकायहरुबीच Networking गर्ने । फारामहरुलाई परिमार्जन गरी Electronised गर्ने । दीर्घकालीन महत्वका अभिलेखहरुको प्रतिवेदन तयार गरी प्रकाशन गर्ने । राष्ट्रिय अभिलेखायलाई व्यवस्थित, सुदृढ र आधुनिक बनाउने । सूचना केन्द्रहरुको स्थापना गर्ने । नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेखको वर्गीकरणः सरकारी कागजात धुल्याउने ऐन, २०२७ ले गरेको व्यवस्था १. अति महत्वपूर्ण अभिलेखः कहिल्यै धुल्याउन नहुने वा नष्ट नगरिने अभिलेखहरु । वैदेशिक सन्धि सम्झौता । देशको नक्सा र सीमा सम्बन्धी कागजात । अदालती फैसला । लालमोहर लागेका कागजात । मन्त्रिपरिषदका निर्णयहरु । २. महत्वपूर्ण अभिलेखः निश्चित अवधि १० देखि २० वर्षसम्म राख्नुपर्ने । वित्तीय विवरण, ठेक्कापट्टा सम्बन्धी कागजात । बोलपत्र सम्बन्धी । राहदानी मूल किताब । ३. उपयोगी अभिलेख १ देखि १० वर्षसम्म राखिने । दैनिक कार्यसञ्चालनमा पत्राचार गरिएका कागजपत्रहरु । वार्षिक प्रतिवेदन, बिल, भर्पाई । ४. अनावश्यक/साधारण अभिलेख: भविष्यमा खासै महत्व नराख्ने । सामान्यतया १ वर्षपछि धुल्याउन सकिने । ऐन, नियम, आदेश, सूचनाको मस्यौदा पत्र र सो तयार गर्दा गरिएका लेखापढी, निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना कार्ड दैनिक तथा मासिक प्रतिवेदनहरु विदा फारामहरु आदि ।

3.1

कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्त्व
अवधारणा :
कुनै व्यक्ति, संस्था वा राज्यका लागि कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्त गर्नका लागि उपयुक्त विधि प्रक्रिया मार्फत मानवीय, भौतिक तथा आर्थिक स्रोतहरूको परिचालनको लागि निश्चियत सङ्गठन आवश्यक हुन्छ । यसरी राज्यका नीति तथा कार्यक्रमहरूको कार्यान्वयन, सार्वजनिक सेवा प्रवाह तथा व्यक्ति र संस्थाका उद्देश्य प्राप्तिका लागि निश्चियत समय, स्थानमा सम्पर्क विन्दु स्थापित गर्न आवश्यक हुने भई कार्यालय र त्यस्तो कार्यालयका आर्थिक, भौतिक र मानवीय स्रोत उचित संयोजन गर्न कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा विकास भएको हो ।
कार्यालय OFFICE

O = Open (कुनै कार्य सम्पादन तथा निश्चियत लक्ष्य हासिल गर्नका लागि खोलिएको )
F = Finance (आर्थिक स्रोत साधनको व्यवस्था गरिएको)
F = Fixed Time (निश्चियत कार्य समय तोकिएको)
I = Institution (संस्था/ सङ्गठन)
C = Controlling mechanism, Consistency (नियन्त्रण नियमनको व्यवस्था भएको, निरन्तर)
E = equipment (भौतिक, मानवीय तथा अन्य उपकरणहरूको व्यवस्था भएको)कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्तिका लागि निश्चियत स्थानमा आर्थिक, भौतिक र मानवीय स्रोतको संयोजन सहित स्थापित सङ्गठन कार्यालय हो ।

व्यवस्थापन MANAGEMENT = POSDCORB

P = Planning कार्य सञ्चालनको लागि योजना बनाउने
O = Organizing सङ्गठन निर्माण गर्ने
S = Staffing ‍ कार्यालयमा जनशक्तिको प्रबन्ध गर्ने
D = Directing कर्मचारीलाई नियन्त्रण र निर्देशन दिने
CO = Coordinating कार्यालय भित्र कर्मचारीबिच र वाह्यय सङ्गठन तथा सेवाग्राहीसँग समन्वय कायम गर्ने
R = Reporting समय र कार्यअनुसार प्रतिवेदन तयार गर्ने
B= Budgeting लागत अनुमान तयार तथा मितव्ययी र प्रभावकारी उपयोग गर्ने

कार्यालय व्यवस्थापन :
कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्तिका लागि कानुनद्धारा स्थापित निकाय सङ्गठन कार्यालय हो । यसको उचित सञ्चालनका लागि कुशल रूपमा भौतिक स्रोतहरू (यन्त्र उपकरण, फर्निचर, भवन) मानवीय स्रोत(कर्मचारी), अभिलेख(कागजातहरू) उपयोग र सेवा प्रवाहको तरिका, माध्यम जस्ता समग्र पक्षको उचित व्यवस्था गर्ने प्रक्रियालाई कार्यालय व्यवस्थापन भनिन्छ ।

मितव्ययी, प्रभावकारी र कुशल तरिकाले कार्यालय सञ्चालनका लागि योजना बनाउने, त्यसको कार्यान्वयन गर्ने, मूल्याङ्कन तथा समय समयमा सुधार गर्ने, सङ्गठन निर्माण गर्ने, नियन्त्रण, समन्वय लगायतका कार्य प्रक्रियाहरूको समष्टि कार्यालय व्यवस्थापन हो ।

कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू

 कर्मचारी : कर्मचारीहरूको प्राप्ति, विकास, उपयोग तथा सम्भार सम्बद्ध समग्र क्रियाकलापहरू
 स्रोत साधनहरू: कार्यालयको कामका लागि प्रयोग हुने भवन, उपकरण, अभिलेख लगायतका स्रोत साधनहरूको कुशल तथा मितव्ययी उपयोग ।
 कार्य वातावरण : सामाजिक सांस्कृतिक अवस्था अनुसारको कर्मचारी कार्यालय र सेवाग्राही तथा उपभोक्ताहरूको सम्बन्ध तथा समन्वय सम्बद्ध कार्यहरू ।
 उद्देश्य : कार्यालयको उद्देश्य निर्धारण तथा सो प्राप्तिका लागि गरिने समग्र क्रियाकलापहरू
 कार्यालय विन्यास : कार्यालयलाई सेवाग्राही मैत्री बनाउन तथा कार्य प्रक्रिया सहज तुल्याउन कार्यालयका शाखा, फाँट, सहायता कक्ष, Waiting कक्षको उपयुक्त संयोजन तथा Layout निर्माण ।

कार्यालय व्यवस्थापनको महत्त्व

 सङ्गठनको लक्ष्य र उद्देश्य प्राप्ति गर्न
 स्रोत साधनको कुशल प्रयोग गर्न
 मितव्ययिता कायम गर्न
 सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउन
 कार्यालयको प्रभावकारिता र दक्षता अभिवृद्धि गर्न
 नयाँ विधि तौर तरिकाको प्रयोग गर्न
 नेतृत्व विकास गर्न
 कर्मचारीहरूलाई सङ्गठनमा उपयोग गरी रहन र अधिकतम लाभ लिन
 नागरिक सम्बन्ध सुमधुर बनाउन
 सङ्गठनमा आउने परिवर्तन व्यवस्थापन गर्न
 नियन्त्रण, समन्वय कायम राख्न ।

कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापन
कार्यालय (Office)
सामान्य अर्थमा कार्यालय भन्ने बित्तिकै काम (job) गर्ने ठाउँ (place) भनेर बुझिन्छ । तर, हामीद्वारा दैनिक जीवनमा सम्पादन गरिने विभिन्न कृयाकलापकहरू कुनै न कुनै ठाउँमा नै सम्पादन गरिएको भएता पनि व्यवस्थापनमा ती ठाउँहरूलाई कार्यालय भनेर बुझिँदैनन् । अर्थात्, कार्यसम्पादन गरिने हरेक ठाउँलाई कार्यालय भन्न सकिन्न । कार्यालय हुनका लागि कार्यहरू सङ्गठित रूपमा गर्नुपर्ने हुन्छ, भने सम्पादन गरिने कार्यहरू कुनै उद्देश्य प्राप्तिसँग जोडिएको हुनु पर्दछ । त्यस्तै सार्वजनिक होस् वा निजी कार्यालय सञ्चालनका लागि सङ्गठन(organization) हुनु पूर्वशर्तको रूपमा रहेको हुन्छ भने कार्यालय नभईकन सङ्गठनबाट उपलब्ध गराइने वस्तु तथा सेवा उपभोक्ता वा ग्राहक सम्म पुर्‍याउन सम्भव हुँदैन । तसर्थ कार्यालयलाई कुनै पनि सङ्गठनको मुटु (“Office is the heart of an organization.”) मानिन्छ ।

साङ्गठनिक उद्देश्य तथा लक्ष्य हासिल गर्नका लागि व्यवस्थापकीय र प्रशासनिक कार्यहरू (functions) सम्पादन गर्न तोकिएको क्षेत्र वा स्थान नै कार्यालय हो, जहाँ आवश्यक मानवीय तथा भौतिक श्रोत साधनहरूको व्यवस्था गरिनुका साथै सम्पादित कार्यहरूको अभिलेख राखिन्छ । यस अन्तर्गत कार्य सम्पादन गर्ने सम्पूर्ण संयन्त्र र प्रक्रिया पर्दछ । सङ्क्षेपमा बुझ्नु पर्दा कार्यालय सङ्गठनका क्रियाकलापहरूको POSDCORB अर्थात् Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting र Budgeting सम्बन्धी काम गर्ने स्थान हो ।

जर्ज आर. टेरीका अनुसार “कार्यालय भन्नाले त्यस्तो स्थानलाई बुझाउँछ जहाँ संगठनलाई नियन्त्रण गर्ने संयन्त्र रहेको हुन्छ ।

Oxford Dictionary ले कार्यालयलाई “A room, department, or building used to provide a particular service.” भनी परिभाषित गरेको छ ।

कार्यालय सार्वजनिक अख्तियारीको उपयोग गर्ने ठाउँ हो । विश्वमा व्यवस्थित रूपमा कार्यालयको निर्माण तथा विस्तार १८औँ शताब्दी देखि भएको पाईन्छ । यसको स्थापना जनसङ्ख्या, भूगोल, स्थानीस्तरमा सेवाको आवश्यकता तथा सान्दर्भिकता हेरेर गरिन्छ ।

कार्यालयका कार्यहरू (Functions of Office)
कार्यालयका कार्यहरूलाई मुख्यतया दुई प्रकारमा विभाजन गर्न सकिन्छ:

1. प्राथमिक/नियमित कार्यहरू (Basic or Routine Functions)- प्राथमिक कार्यहरू कार्यालयका सञ्चालन तह (Operational Level) द्वारा सम्पादित गरिन्छ । जस अन्तर्गत निम्न कार्यहरू पर्दछन्:
i. सूचनाको सङ्कलन गर्ने,
ii. सूचनाको अभिलेखन गर्ने,
iii. सूचना प्रशोधन गर्ने,
iv. सूचनाको सञ्चार गर्ने,
v. माग अनुसार सूचना
vi. माग अनुसार सूचनाको आपूर्ति गर्ने ।

2. द्वितीय/व्यवस्थापकीय/प्रशासकीय कार्यहरू (Secondary/Managerial/Administrative Functions)- व्यवस्थापकीय कार्य प्राय कार्यालयका Middle तथा Top level बाट सम्पादन गरिन्छ । जस अन्तर्गत निम्नबमोजिमका कार्यहरूलाई लिन सकिन्छ:

i. नीति, योजना तथा कार्यक्रम तर्जुमा र सोको कार्यान्वयन सम्बन्धी कार्य,
ii. मानव संसाधन व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
iii. कार्यालयलाई आवश्यक पर्ने साधन श्रोत, उपकरण, मेसिन, फर्निचर, आदिको व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
iv. सङ्गठनका सम्पत्तिको सुरक्षाको कार्य,
v. अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
vi. बजेट तथा लेखा सम्बन्धी कार्य,
vii. न्याय सम्बन्धी कार्य,
viii. सुरक्षा व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
ix. आयोजना व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य,
x. अनुगमन, मूल्याङ्कन, नियन्त्रण तथा निर्देशन सम्बन्धी कार्य,
xi. सूचना तथा प्रविधि सँग सम्बन्धी कार्य,
xii. सहकार्य, समन्वय एवं उत्प्रेरणा सम्बन्धी कार्य, आदि ।

कार्यालयको महत्त्व (Importance of Office)
कार्यालय बिना कुनै पनि सङ्गठन अस्तित्वमा रहन सक्दैन । सार्वजनिक वा निजी, ठुलो वा सानो हरेक सङ्गठनका लागि कार्यालय अभिन्न अङ्गको रूपमा रहेको हुन्छ । कार्यको प्रकृति र विविधतालाई सही तवरले व्यवस्थापन गर्न कार्यालयले निम्न भूमिकाहरू निर्वाह गर्नुपर्ने यसको महत्वलाई यसरी उल्लेख गर्न सकिन्छ:

  सूचना केन्द्रको रूपमा (As an Information Centre)- कार्यालय सङ्गठनको तथ्याङ्क बैङ्कको रूपमा रहेको हुन्छ । कार्यद्वारा प्रदत्त सूचनाको आधारमा योजना तथा नीतिहरूको निर्माण गरिन्छ ।
  सञ्चार माध्यमको रूपमा (As a Channel of Communication)- कार्यालयको माध्यमबाट सङ्गठनमा तल्लो तह (Bottom Level) बाट माथिल्लो तह (Top Level) सम्म सूचनाको तथा माथिल्लो तहबाट तल्लो तहसम्म आदेशको प्रवाह हुन्छ ।
  समन्वय केन्द्रको रूपमा (As a Coordinating Centre)- कार्यालयले सङ्गठनका विभिन्न विभागहरूलाई जोड्ने काम गर्दछ । कार्यालय विना सङ्गठन भित्र समन्वयको प्रक्रिया सञ्चालन गर्न सकिँदैन ।
  व्यवस्थापकीय नियन्त्रकको रूपमा (As a Managerial Controller)- नियन्त्रण व्यवस्थापनको प्रमुख कार्यमध्येको एक हो । प्रभावकारी नियन्त्रण प्रक्रियाको लागि आवश्यक तथ्याङ्क सङ्कलन गर्ने, कागजात तयार गर्ने र प्रस्तुत कार्य कार्यालयद्वारा गरिन्छ ।
  सेवा केन्द्रको रूपमा (As a Service Centre)- कार्यालयले सेवाग्राही सँग साक्षात्कार गर्ने, सेवा प्रवाह गर्ने तथा सेवाग्राहीको गुनासो सुन्ने कार्य गर्दछ ।
  मध्यस्थकर्ताको रूपमा (As an Intermediary)- कार्यालयले सेवा प्रदायक र सेवा प्राप्तकर्ताबीच सम्बन्ध स्थापित गर्दछ । यसले सेवा प्रवाह सँग सम्बन्धित विभिन्न सरोकार बालाहरूबिच मध्यस्थकर्ताको भूमिका निर्वाह गर्दछ ।

कार्यालयका प्रकार (Types of Office)
कार्यालय यति नै प्रकारका हुन्छ भनी यकिनका साथ किटान गरी जानकारी दिने हालसम्म व्यवस्थापनमा कुनै पनि किसिमको अवधारणा वा विचारधारा(school of thought) भेटिँदैन । तथापि, राष्ट्रिय, अन्तर्राष्ट्रिय र वर्तमानमा प्रचलनमा रहेका कार्यालयलाई विभिन्न आधारमा निम्नानुसार विभाजन गरी अध्ययन गर्न सकिन्छ:
१. शासकीय संरचनाको आधारमा (On the basis of Administrative Structure)

 स्थानीय कार्यालय (Local Office)
 प्रादेशिक कार्यालय (Federal Office)
 केन्द्रीय कार्यालय (Central Office)

२. साङ्गठनिक संरचनाको आधारमा (On the basis of Organizational Structure)

             अग्र कार्यालय (Front Office)

 मध्य कार्यालय (Middle Office)
 पृष्ठ कार्यालय (Back office)

३. उपस्थितिको आधारमा (On the basis of Presence)

 अप्रत्यक्ष/परोक्ष कार्यालय (Virtual Office)
 प्रत्यक्ष कार्यालय (Real Office)

४. स्वामित्वको आधारमा (On the basis of Ownership)

 सार्वजनिक/सरकारी कार्यालय (Public/Government Office)
 निजी कार्यालय (Private Office)

कार्यालय व्यवस्थापन (Office Management)
निर्धारित उद्देश्य हासिल गर्नका लागि उपलब्ध मानवीय तथा भौतिक श्रोत साधनहरूको अधिकतम उपयोग गर्दै कार्यालयको नियमित तथा आकस्मिक कार्यहरू सम्पादन गर्ने प्रक्रिया नै कार्यालय व्यवस्थापन हो । यसद्वारा सङ्गठनमा Men, Methods, Money र Material (4M) को परिचालन तथा नियन्त्रण गरिन्छ । यो नेतृत्वको भूमिकासँग सम्बन्धित एक व्यवस्थापकीय कार्य हो ।

तोकिएको समयमा साङ्गठनिक लक्ष्य प्राप्त गर्नका लागि कार्यालयका कर्मचारीहरूलाई मार्गदर्शन, निर्देशन, समन्वय तथा नियन्त्रण गर्ने कला हो कार्यालय व्यवस्थापन । कार्यालयका कार्यहरूलाई छिटो, छरितो, सरल, मितव्ययी, प्रभावकारी एवम् पारदर्शी बनाउनका लागि यो अवधारणाको विकास भएको हो । उचित कार्यालय व्यवस्थापनले कुनै पनि सङ्गठनको उत्पादकत्व (Productivity) बढाउनुका साथै यसले कार्यालयका कामहरूलाई नियमित र व्यवस्थित गराई कार्यालय सञ्चलानलाई सन्तुलित बनाउँदछ ।

कार्यालय व्यवस्थापन सङ्गठनमा गरिने व्यवस्थापकीय क्रियाकलापकै एउटा पक्ष हो । त्यसैले यसका कार्यहरू पनि व्यवस्थापनका सामान्य सिद्धान्तमा नै आधारित हुन्छन् । सार्वजनिक तथा निजी दुवै तिरका सङ्गठनहरूमा यिनै सिद्धान्तहरूलाई अवलम्बन गरिएको हुन्छ । नेपालको सार्वजनिक कार्यालयहरूमा दर्ता चलानी देखि नीति निर्माण सम्मका कार्यहरू गरिन्छ ।

कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू (Elements of Office Management)
कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू सङ्गठनका आधार स्तम्भ (Pillar) हुन् । स्तम्भ मजबुत भए मात्र सङ्गठन मजबुत हुन्छ । जुन निम्नानुसार छन्:

१. कर्मचारी (Personnel)
२. उपकरण (Means/Tools)
३. वातावरण (Environment)
४. लक्ष्य (Purpose)

कार्यालय व्यवस्थापनको महत्त्व (Importance of Office Management)
सङ्गठन एउटा सामाजिक तत्त्व हो । यसले गर्ने गतिविधिले समाजका विभिन्न पक्षहरूलाई प्रत्यक्ष वा अप्रत्यक्ष रूपमा प्रभाव पारेको हुन्छ । कुनै पनि सङ्गठनले मातहतका कार्यहरूको व्यवस्थापन सही ढङ्गले गर्दा यसले सङ्गठनका साथै समाजलाई पनि फाइदा पुर्‍याइ रहेको हुन्छ । अर्थात्, कार्यालय व्यवस्थापनका महत्त्व बहु आयामिक हुन्छन् । जुन निम्नानुसार छन्:

– तोकिएको समयमा निर्धारित लक्ष्य प्राप्त गर्न मद्दत गर्न,
– उपलब्ध श्रोत साधनको अधिकतम उपयोग गर्न,
– सेवाको लागत (Cost) तथा समय घटाउन,
– कार्यालयका कार्य सम्पादनमा कुनै व्यवधान सृजना हुन नदिन,
– कार्यालयगत दक्षता हासिल गर्न,
– सङ्गठनको अस्तित्व कायम राख्न,
– सङ्गठनको आन्तरिक तथा बाह्य वातावरणबिच तादात्म्य मिलाउन,
– परिवर्तनशीलता (Innovation) लाई प्रवर्द्धन गर्न,
– नेतृत्व क्षमताको विकास गर्न,
– कार्य सम्पादनलाई समन्वयात्मक रूपमा अगाडी बढाउन,
– निर्णय प्रकृयालाई सरल, सहज तथा भरपर्दो बनाउन,
– अभिलेख व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन,
– सङ्गठनको ख्याति (Goodwill) अभिवृद्धि गर्न ।

नेपालमा कार्यालय व्यवस्थापनमा देखिएका समस्याहरू (Problems in Office Management in Nepal)
नेपालमा सार्वजनिक प्रशासनको विकास क्रम सँगै विभिन्न समयमा आयोगहरू गठन भई प्रशासन सुधारका लागि प्रयास भएको देखिन्छ । खास गरी सन् १९९० पश्चात् नेपालले अवलम्बन गरेको खुला तथा उदारवादी अर्थतन्त्रको नीतिका कारण निजी क्षेत्रका संरचनात्मक क्रियाकलापहरूमा वृद्धि भई बैङ्किङ तथा वित्तीय क्षेत्रका सङ्घ संस्थाका कार्यालयहरू व्यवस्थापनमा आधुनिकपन देख्न सकिए तापनि सार्वजनिक कार्यालयहरूको सन्दर्भमा अझै पनि सर्वसाधारणहरूमा नयाँपनको अनुभूति हुन सकेको छैन । अर्थात् सार्वजनिक क्षेत्रका कार्यालय व्यवस्थापनमा देखिएका समस्याहरूलाई निम्नानुसार औँल्याउन सकिन्छ

– नेपालको संविधान जारी भए पश्चात् गठित स्थानीयह तहरूमध्ये अधिकांशको प्रशासकीय भवन निर्माण हुन नसक्नु,
– कार्यालय व्यवस्थापन सम्बन्धी एकीकृत कानुनको अभाव रहनु,
– सार्वजनिक कार्यालयहरूको layout र design कस्तो हुने भन्ने सन्दर्भमा पर्याप्त अध्ययन हुन नसक्नु,
– कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) को प्रयोग प्रभावकारी रूपमा हुन नसक्नु,
– विद्युतीय शासनको अवधारणा अझै पनि सम्पूर्ण कार्यालयहरूमा लागू नहुनु,
– अभिलेख व्यवस्थापनमा परम्परागत कार्यशैली नै कायम रहनु,
– कार्यालय व्यवस्थापनलाई कार्यालय प्रमुखको कार्यसम्पादन सँग नजोड्नु,
– कार्यालय व्यवस्थापनमा परिवर्तनशीलता (Innovation) लाई प्रोत्साहन नदिइनु,
– निर्णय प्रक्रिया complex र time consuming रहनु,
– प्रत्येक कार्यालयहरूको स्पष्ट वार्षिक लक्ष्य किटान नगरिनु,
– निजी क्षेत्रका राम्रा सीपहरूलाई सार्वजनिक कार्यालयहरूमा आत्मसात् नगरिनु,
– कार्यस्थलमा आदर्श (optimum) कार्य वातावरणको सृजना हुन नसक्नु,
– कर्मचारीहरूको मनोबल तथा उत्प्रेरणा वृद्धि गर्न पर्याप्त ध्यान नदिइनु, आदि ।

कार्यालय व्यवस्थापनमा नव प्रवृत्तिहरू (New Trends in Office Management)
बहुराष्ट्रिय कम्पनीहरूको उत्पत्ति र विश्वका हरेक कुनामा विस्तार पश्चात् विगतका दशकहरूमा कार्यालय व्यवस्थापनमा प्रविधिमैत्री नव प्रवृत्तिहरू देखा परेका छन् । यी प्रवृतिहरूमध्ये केही प्रवृतिहरूलाई नेपालको सार्वजनिक कार्यालयहरूमा सजिलै अपनाई सार्वजनिक सेवाप्रवाहलाई विकसित देशहरूकोस्तरमा पुर्‍याउन सकिन्छ ।

– स्वचालित कार्यप्रकृया (रो-बोट लगायत विभिन्न विद्युतीय उपकरणहरूको प्रयोग मार्फत सेवा प्रवाह र निर्णय निर्माण)
– Computer Aided Facility Management (CAFM) software को प्रयोग (space allocation र tools को अधिकतम उपयोगका लागि)
– Activity-based Working (ABW) (कर्मचारी मार्फत खास प्रकृतिका कार्य सम्पादन तथा अध्ययन अनुसन्धान गर्न गराउन)
– SMART Office को अवधारणा, आदि ।

कार्यालय व्यवस्थापन प्रभावकारी भए मात्र सेवा प्रवाह सहज, सुलभ र सरल हुन सक्नुका साथै सार्वजनिक निकायहरू नागरिक मैत्री बन्न सक्छन् । यसद्वारा सरकार तथा कर्मचारीतन्त्रप्रतिको सर्वसाधारणको धारणामा सकारात्मक परिवर्तन ल्याउनुका साथै कम लागतमा बढी सेवा (maximum services in minimum cost) प्रदान गरी सेवाग्राही र कार्यालयको समय बचत गर्न सकिन्छ । तसर्थ कार्यालय व्यवस्थापनमा आएका नवीनतम प्रवृत्तिहरू र निजी क्षेत्रका उदाहरणीय व्यवस्थापकीय सीपलाई अङ्गाली सार्वजनिक कार्यालयहरूको गुणस्तरीय व्यवस्थापन गर्नु वर्तमान समयको माग देखिन्छ ।